経費計上もこわくない！オススメの領収書のまとめ方、保存方法

経費で落とす領収書をこまめに整理して保存しておく作業は税金対策に欠かせません。でも領収書はまとめにくくて散かりがちです。あとまわしにして余計な時間と労力を無駄にしてしまうケースが多いのではないでしょうか。
今回は、上手な領収書の整理方法や管理するコツについて解説していきます。

領収書の保存は経費計上にかかせない

個人事業主も法人も経費を計上する際には必ず領収書が必要です。特に個人事業主の場合は7年間保存しておく必要があります。領収書がないと、出費した事実が証明できなくなります。

経費計上に必要な領収書だけを保管する

プライベートでの領収書と業務の領収書をきちんと分けなくてはいけません。ただし、あとから仕事に使ったのかプライベートだったのか思い起こすのは一苦労です。プライベートの領収書はもらわないようにするといちいち分別する手間がはぶけます。買い物をしても経費計上に使用しない領収書はすぐに捨てるようにしましょう。

確定申告の際に使いやすいように保存する

領収書は確定申告の際に必要です。自分で申告書を作成する場合も税理士さんが作成する場合も、領収書が見やすくまとめてあると作業がはかどります。どうすれば見やすく整理整頓できるのか以下で解説していきましょう。

ファイリングする習慣をつける

領収書が散逸してどこに行ったのかわからなくなったなんてことがないように、その日のうちに1日分の領収書をファイリングする習慣をつけましょう。習慣さえつけてしまえば領収書の整理整頓はさほど苦になりません。

ファイリングに必要なもの

• ファイルまたはバインダー（アスクルかアマゾンで500円以内で販売されています）
• A4の用紙（こちらもアスクルやアマゾンで購入可能）
• 穴あけパンチ
• スティックのり
• ふせん（日付をわかりやすくする）

1日5分の領収書をファイリングする時間を設ける

1日5分でいいので領収書をファイリングする時間を設けましょう。領収書を貼るだけなのでそれほど手間はかかりません。むしろ5分の手間をおしんで領収書が散逸してしまったらあとが大変です。

領収書を同じ大きさの用紙（A4サイズ）に統一

領収書の大きさはまちまちなので整理が大変です。財布から1日分の領収書を出して、A4サイズの用紙に貼ってファイルかバインダーに整理するようにしてください。ノートに貼る方法もありますが、冊数が増えて混乱してしまう恐れがあるので、ファイルやバインダーに綴じて保存する方法がおすすめです。

ファイルやバインダーはアスクルとかアマゾンで300円から500円程度で購入できます。用紙のサイズを統一することで、ページがめくりやすくなり、確定申告の作業がはかどります。また、書棚にきちんと収納できるので領収書を必要な時に取り出せます。

日付順にファイリングしよう！

領収書を用紙に貼付したら日付順にしてファイルに綴じましょう。日付順になっていれば、必要な領収書をすぐに取り出して確認できます。ファイルの背表紙には日付（○○年○○月○○日～○○年○○月○○日）を入れるようにしましょう。

実際に領収書をファイリングしてみよう！

1日に5分間だけ時間を設けてその日の領収書はその日のうちにファイリングする習慣をつけましょう。
1週間分や1カ月分をまとめてファイリングしようとすると、日付順に並べる手間がかかります。

領収書に毎日手間をかけていられないようでしたら、1週間分の引き出しを作って、その日1日分の領収書を収納しておきます。
1週間に1度、金曜日なら金曜日に領収書を引き出しから出してファイリングするようにしてください。

【領収書のファイリング手順】

①日付順に並べる

一週間分をまとめてファイリングする場合は、日付を確認して順番に並べます。

②用紙に貼る作業

用紙に領収書を添付する際は、できるだけ領収書の裏全面にのりづけするようにしましょう。あとからコピーしてファイルで送信するときや、スキャンして読み取り機にかけるときに便利です。

③用紙をファイルやバインダーに綴じる

用紙に領収書をのりづけしたらパンチで穴をあけて綴じていきます。綴じる際は日付順になるようにしてください。区切りの良いところにふせんなどで日付の目印をつけておくとあとから探しやすくなります。

▼まとめ

経費計上の際に役立つ領収書の整理方法についてご紹介してきました。細かい領収書をまとめるのは手間がかかりそうですが、習慣になってしまえば苦にならないはずです。
あとまわしにして、領収書を封筒などにごちゃまぜにして入れるという人もいますが、あとの手間を考えればそれは不効率です。

1日わずか5分でいいので領収書をファイリングする時間を設けるようにしましょう。